Microsoft Word 的修订功能会记录所有修改，同时保留原始内容，让协作编辑过程中的每一处改动都清晰可见。本指南介绍了如何开启该功能、切换标记视图，以及在编辑流程中接受或拒绝修订以保持文档的完整性。
各项修订功能概览
Word 的修订相关工具都集中在「审阅」选项卡中，但各自功能有所不同。下面是操作步骤之前的简要概览。
| 功能 | 位置 | |
|---|---|---|
| 开启/使用修订功能 | 在你输入时记录修改，并以作者对应的颜色标记 | 审阅选项卡 >「修订」组 |
| 接受或拒绝修订 | 逐条或一次性应用或撤销修订内容 | 审阅选项卡 >「更改」组 |
| 关闭/清除修订 | 停止记录新的修订，或清除已有标记 | 审阅选项卡 >「修订」组 |
| 更改修订标记颜色 | 自定义插入、删除等操作对应的标记颜色 | 审阅选项卡 >「修订」对话框 > 高级选项 |
| 用 Kimi 文档提升审阅效率 | AI 辅助批注、对比与文档审阅 | Kimi 文档 |
如何在 Word 中开启并使用修订功能
开启修订功能是记录共享 Word 文档中修改的第一步。一旦激活，所有新增、删除和格式变更都会自动以彩色标记显示。Word 会显示每处修改的作者和内容，确保审阅过程中不会遗漏任何改动。
第 1 步：打开“审阅”选项卡
打开文档后，点击功能区上的“审阅”选项卡。
第 2 步：开启修订功能
在“跟踪”组中，点击“修订”将其启用。按钮高亮显示表示已开启。你也可以在 Windows 上按 Ctrl+Shift+E，或在 Mac 上按 Cmd+Shift+E 来切换该功能。当前所有桌面版本的 Microsoft Word 操作步骤相同。
第 3 步：进行编辑
根据需要输入、删除、移动或格式化文本。Word 会用下划线标记插入内容，用删除线标记删除内容。每位作者的修改会以不同颜色显示，方便区分是谁做的改动。
第 4 步：选择修改内容的显示方式
使用“显示以供审阅”下拉菜单在不同视图间切换。“所有标记”会在正文中显示每一处修改。“简单标记”界面更简洁，仅在边距处显示修改标记。“无标记”可以预览文档定稿后的效果。“原始状态”显示未做任何修改前的文本。
如何在 Word 中接受或拒绝修订
修订记录完成后，你可以逐条查看处理，也可以一次性清除整份文档中的所有修订。“审阅”选项卡中的“更改”组可以完成这两种操作。
第 1 步：回到文档开头
点击文档最开始的位置，让 Word 从头开始按顺序审阅修订。
第 2 步：逐条审阅修订
在“审阅”选项卡中，使用“下一处”或“上一处”在各处修订之间切换。对每一处选择“接受”或“拒绝”，以应用或撤销该修改。
第 3 步：一次性接受或拒绝所有修订
点击“接受”或“拒绝”下方的下拉箭头，选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”，即可一步清除文档中的全部标记。
如何在 Word 中关闭并移除修订
关闭修订功能后，新的编辑将不再被记录，但文档中已有的标记会一直保留，直到你单独接受、拒绝或清除它们。
第 1 步：关闭修订功能
进入“审阅”选项卡，再次点击“修订”将其取消选中。按钮不再高亮显示。此后新的编辑不会被标记，但已有的标记仍会保留可见。
第 2 步：移除已有的修订记录
要清除所有已有标记，可以点击“接受”下方的下拉箭头，选择“接受所有修订”，或点击“拒绝”下方的下拉箭头，选择“拒绝所有修订”。这样会移除文档中所有带颜色的修改标记。
第 3 步：确认文档已清理干净
在分享最终版本前，将“显示以供审阅”设置切换为“无标记”，确认文档中不再显示任何修订标记。
如何在 Word 中更改修订标记的颜色
Word 会自动为每位审阅者分配不同的颜色。如果这些默认颜色不适合你的团队使用，你可以通过“高级选项”对话框自定义插入、删除等各类标记的颜色。
第 1 步：打开“跟踪”对话框
在“审阅”选项卡中，点击“跟踪”组右下角的小箭头，打开“修订选项”对话框。
第 2 步：打开“高级选项”
在对话框中选择“高级选项”，进入详细的颜色和格式设置。
第三步：为每种标记类型选择颜色
在“插入内容”“��除内容”“更改的行”等选项旁的下拉菜单中选择具体颜色。如果保持“按作者”设置，Word 会根据修改人自动分配颜色。
用 Kimi 文档更高效地审阅文档
Word 的“修订”功能会记录修改内容以及修改人。这很有用，但处理一份有几百处修改的长文档仍然费时。Kimi 文档更进一步。它由智能的AI 文档 agent驱动，能够读取带修订记录或批注的文档，帮助你审阅、标注并完成定稿，比在 Word 中逐行处理更高效。
第一步：上传文档，说明你需要的审阅类型
先将 Word 文件上传到 Kimi 文档。上传后，Kimi 会同时读取文档内容以及其中的修订记录和批注，你不需要再总结已经标记的内容。接着，描述你想要的审阅方式即可。
第二步：查看 Kimi 的标注并修改
如果文档中已经有上一轮留下的修订记录或批注，Kimi 也会读取并在此基础上继续处理。你不需要从头开始，它可以接续人工审阅者未完成的部分，也可以在已有的 AI 审阅结果上再补充一层反馈。
第三步：下载标注后的文档
Kimi 处理完成后，将文件下载为 Word 文档。批注和建议会以内嵌形式出现在文档中，就像同事直接留下的标记一样。你可以在 Word 中逐条接受、拒绝或回复。
Kimi 文档的主要功能
专业级内嵌标注： Kimi 不会只返回一份摘要，而是把反馈以内嵌批注的形式直接放进 Word 文档中。你可以提前告知它审阅角度，比如法律、编辑或学术，它会在整篇文档中保持一致的处理方式。
基于已有标记继续处理： 如果文档中已经有上一轮留下的修订记录或批注，Kimi 会读取并在此基础上继续处理。这对多轮审阅特别有用，你无需在每一轮之后都从头再来。
版本对比： 上传同一份文档的两个版本，让 Kimi 进行比较。它会识别两个版本之间的差异并给出摘要，你不需要手动逐一查找区别。
支持多种文档类型： 无论是法律合同、研究论文、商业报告还是学生作业，处理流程都是一样的。上传文档，说明你的需求，即可获得标注后的版本。
Word 中修订与批注的区别
修订和批注的作用不同，选择哪一种取决于你要留下的是哪类反馈，必要时也可以同时使用。
| 功能 | 修订 | 批注 |
|---|---|---|
| 用途 | 记录文本和格式上的修改 | 添加说明或反馈，不改变文本内容 |
| 显示方式 | 以下划线/删除线形式内嵌显示 | 在侧边空白处以气泡形式显示 |
| 对内容的影响 | 接受后会永久应用修改 | 不会改变文档内容 |
| 适用场景 | 建议具体的措辞或格式修改 | 提出问题、给出反馈或标记问题 |
同时使用两者，能让审阅者获得完整信息：修订显示具体改了什么，批注说明为什么这样改。
有效管理修订的技巧
只有一个人编辑时，修订功能很好用，但团队协作时就没那么容易管理了。以下习惯能帮上忙。
审阅开始前先统一设置。 颜色和显示偏好保存在每个人自己的电脑上，而不是文件里。如果一个人用的是“所有标记”视图，另一个人用的是“简单标记”视图，两人看到的文档会有明显差异。提前约定好可以避免这个问题。
如果需要完整记录，锁定修订功能。 普通的修订开关任何人都能关闭，这意味着编辑内容可能未经记录就悄悄溜走。如果这是个问题，可以在“审阅”>“修订”下启用“锁定修订”，把开关和密码绑定，确保记录完整。
分享前切换到“无标记”视图。 文档里还留有未处理的编辑内容却发出去的情况很常见。在“无标记”视图下快速检查一遍，就能看到接收方将看到的内容，以及是否还有需要先处理的标记。
外发文件前运行文档检查器。 打开“文件”>“信息”>“检查问题”>“检查文档”。它可以找出并删除文档中的修订记录、批注和审阅者姓名，这些内容有些你可能不希望外传。
总结
Word 修订功能能让审阅团队中的每个人清楚看到哪些内容被编辑过、由谁编辑、何时编辑。开启修订、接受更改、调整颜色以及清理最终文档所需的工具都在“审阅”选项卡中。对于更复杂的审阅工作，Kimi Docs 可以在现有标记的基础上添加批注、进行比较并继续完善，让文档更快地从草稿变为定稿。